Figure 60 : Référentiel ERP
Chapitre 3
Le référentiel
Le second chapitre est consacré à la prise en main de l’ergonomie Lina et au référentiel.
3.1 Qu’est-ce que le référentiel ?
Figure 61 : icône du référentiel
Le référentiel permet de réaliser l’ensemble des déclarations concernant les données primaires, comme déclarer un nouveau salarié, client, fournisseur, article ou encore une nouvelle machine dans un atelier.Pour ce projet, nous allons créer un site de production.
Voici donc les étapes de base que le référent Lina de cette entreprise doit suivre pour initier le tout premier référentiel :
- Déclaration de l’entreprise : créer l’entité, les salariés, les rôles et les permissions.
- Déclaration des fournisseurs, des matières premières, des produits finis.
- Déclaration de la chaîne de production : l’atelier, la ligne.
3.2 Déclaration de l’entreprise
Figure 62 : Menu Référentiel > Entité
La première chose que nous devons faire pour dialoguer avec Lina c’est de lui apprendre qui nous sommes. Nous devons donc lui expliquer qui nous sommes, quelle est notre entreprise, qui sont nos salariés et quels sont leurs rôles dans l’entreprise.
On commence donc par se rendre dans le « Référentiel » > « Entité/Salarié » > « Entité ».
A l’ouverture du menu, une page s’affiche avec une entité par défaut. Pour faciliter la prise en main de la plateforme Lina, des données ont été saisies dans différents menus. Dans chaque référentiel, ce tableau reflète les informations qui sont stockées directement en base de données.
Figure 63 : Les trois zones de l’IHM
Il faut distinguer trois zones :
- Une barre de tâches : c’est avec ces boutons que l’on interagit avec les données. Ajout/édition/suppression d’une entité, impression, import/export de la grille de données…
- La grille de données : elle reflète l’ensemble des entités (ou des salariés pour le menu Salariés, des articles pour le menu articles…) dans la base de données. La grille est un tableau avec un ensemble de fonctions intégrées Microsoft (Détaillé dans le chapitre 3).
- Détail de la ligne sélectionnée : c’est ici que l’on retrouve le détail de toutes les données associées à l’entité sélectionnée (la ligne sélectionnée dans la grille de données). Les informations sont regroupées par onglet.
Remarque : Les zones 2 et 3 ne sont visibles qu’en consultation, on ne peut pas faire de modification directement ici : c’est une sécurité.
On sélectionne l’entité par défaut en faisant un clic sur la ligne dans la grille (zone 2). Puis pour l’éditer, il faut cliquer sur le bouton « Éditer » (zone 1), ou faire un double-clic sur la ligne de la grille. La fiche d’édition de l’entité s’ouvre pour modifier les données. Vous pouvez maintenant compléter la fiche pour modifier l’entité à l’image de votre entreprise, puis cliquer sur le bouton « Enregistrer et fermer ».
Voici les principaux types de champs à connaître :
- les champs bleus sont obligatoires ;
- les champs blancs sont optionnels ;
- les champs jaunes sont calculés par Lina et ne sont pas modifiables.
Figure 64 : Type de champ
- Saisie d’un texte au clavier
- Liste déroulante
- Sélection d’un item lié à un autre référentiel (ex : pour créer un nouveau client, on lui associe une entité, on vient donc sélectionner son entité dans la liste des entités du référentiel Entité. Si l’entité du client n’existe pas dans le référentiel, on la crée)
- Sélection d’une image
Figure 65 : boutons en fin de sélection
Dans le champ Sélection d’un item, on dispose de trois boutons :
- Ouvrir un pop-up avec la liste du référentiel
- Vider le champ (bouton grisé si le champ est déjà vide)
- Éditer l’enregistrement, c’est-à-dire éditer directement l’item renseigné dans le champ
3.3 Déclaration des salariés
Revenir au menu général par l’icône LINA en haut à gauche.
Cliquer sur Référentiel > Entité/Salarié > Salarié.
On retrouve le même principe que pour le référentiel « Entité », avec une grille de données, et une fenêtre de champs détaillés par salarié.
Vous avez une liste de salariés par défaut, à vous de la modifier.
Figure 66 : Menu Référentiel > Salarié
Figure 67 : Liste des salariés
Vous pouvez créer un nouveau salarié, ou supprimer ceux qui ne sont plus dans l’entreprise. N’oubliez pas de parcourir les onglets du pop-up d’édition, afin de renseigner tous les champs que vous jugerez utiles pour votre activité (pour rappel, seuls les champs bleus sont obligatoires).
Attention, à la création d’un salarié, celui-ci n’a aucun droit de modification sur la plateforme Lina. Tout lui est verrouillé, il peut seulement consulter les menus.
Pour lui attribuer les droits dont il a besoin pour utiliser Lina dans son travail, il faudra lui attribuer un rôle avec des permissions prédéfinies pour ce rôle. Voir le tutoriel Gestion des droits.
3.4 Déclaration des clients
Figure 68 : Menu Référentiel > Client
Retournons dans le référentiel pour accéder maintenant au menu Client.
Figure 69 : Onglet Client site
Dans l’onglet « Client site », vous remarquerez le champ « Statut client site » avec un fond jaune, qui correspond au statut du client :
- Anonyme
- Prospect
- Client
Le statut est un champ calculé par l’ERP, il évolue automatiquement selon les relations et les données fournies (donc non modifiable).
Tout champ avec un fond jaune est une donnée non modifiable (calculée par Lina).
Figure 70 : Edition d’un client
La gestion client amène deux niveaux dans la notion client. Le client en notion général qui regroupe plusieurs clients-site (même raisonnement pour les fournisseurs).
- Pour modifier le client, cliquez sur le bouton « Éditer le client ».
- Pour modifier le client site, cliquez sur le bouton « Éditer client site ».
En naviguant dans les onglets de la fenêtre « Editer client » , vous pouvez éditer non seulement le client, mais aussi tout ce qui lui est rattaché.
C’est-à-dire ses sites client, ses interlocuteurs, les ventes, des informations diverses, etc.
Remarque : différents champs jaunes apparaissent et sont entièrement gérés par l’ERP.
Figure 71 : Edition en cascade
Lorsque l’on édite des champs, les popups d’édition s’ouvrent en cascade. On peut donc éditer tous nos champs sans avoir à ouvrir à chaque fois un menu référentiel différent.
3.5 Déclaration des fournisseurs
Figure 72 : Menu Référentiel > Fournisseur
Dans Lina Entreprise, on se rend dans Référentiel > Fournisseur > Fournisseur.
Le référentiel Fournisseur fonctionne comme le référentiel Client.
Un fournisseur peut avoir plusieurs sites ou agences, avec un site principal.
Figure 73 : Nouveau fournisseur
On clique sur « Nouveau fournisseur ». On déclare la fiche de l’entreprise avec son nom. On peut éventuellement ajouter un type, un code fournisseur, son logo.
On clique sur « Enregistrer & Fermer ». Un fournisseur doit avoir au moins un site principal. Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour renseigner le site principal.
Figure 74 : Edition du site principal
Le champ Fournisseur est prérempli avec le nom du fournisseur. On renseigne le nom du site fournisseur principal (par exemple l’agence principale).
Attention, le premier site que Lina nous demande de déclarer est toujours le siège social du fournisseur. On renseigne l’adresse du siège puis on enregistre et on ferme la fenêtre.
Une fois le site principal déclaré, on peut déclarer d’autres agences secondaires.
Figure 75 : Liste des fournisseurs site
Dans la liste des fournisseurs, on peut cliquer sur la petite flèche à gauche du fournisseur pour afficher ou masquer les sites de ce fournisseur.
Pour créer une nouvelle agence, on vient sélectionner un site du fournisseur et on clique sur le bouton « Nouveau fournisseur site ».
Cela ouvre la même fenêtre que précédemment. Pensez à bien modifier le type de site en « Agence » par exemple, pour ne pas avoir plusieurs sites de type « Principal ».
Figure 76 : Onglet Interlocuteurs
Pour créer un nouvel interlocuteur sur un site fournisseur, on double-clique sur sa ligne pour ouvrir sa fiche d’édition.
- On se rend dans l’onglet « Interlocuteurs ».
- On clique sur Nouveau en haut de la fenêtre.
Figure 77 : Nouvel interlocuteur
La fiche interlocuteur apparaît. Les champs « Fournisseur » et « Site » sont déjà renseignés selon le site fournisseur sur lequel on crée l’interlocuteur.
On peut définir un état de l’interlocuteur avec les trois cases à cocher.
- S’il est « inactif » : il a quitté l’entreprise ;
- Si c’est notre interlocuteur « principal » sur ce site ;
- Si c’est un interlocuteur « rouge » : à ne pas contacter.
On retrouve ces informations par un code couleur (gris, vert, rouge) dans la liste des interlocuteurs.
3.6 Déclarer sites et zones de stock
Figure 78 : Site et zone de stock
3.6.1 Déclaration des sites
Figure 79 : Histoire du lot
On se rend dans Référentiel > Stock > Site de stock.
On renseigne les sites de stock en cliquant sur Nouveau.
Figure 80 : Nouveau Site de stock
Figure 81 : Site de Stock
Un site est rattaché à une entité.
Une entité peut avoir un site de stock principal, qui servira à pré-renseigner le champ avec le site principal lors des commandes.
Remarque : Attention à ne pas confondre les sites de stock avec les zones de stock.
Les zones de stock permettent de découper un site en sous-parties : salles, rangées, étagères, etc.
3.6.2 Déclaration des zones
Figure 82 : Onglet Ascendance du lot
On se rend dans Référentiel > Stock > Zone de stock.
Figure 83 : Liste des zones de stock
Figure 84 : Zone et Sous-zone
Pour les zones de stock il est possible de déclarer une arborescence en zones et sous-zones.
- Pour créer une zone, cliquez sur « Nouveau ».
- Pour créer une sous-zone, cliquez sur la zone et faites « Nouveau enfant ».
Il est possible de descendre jusqu’à 32 niveaux de sous-zones.
Attention à bien cliquer sur la zone parent pour faire ajouter un nouvel enfant.
On obtient alors ce résultat :
Figure 85 : Arborescence de zone en sous-zones
L’arborescence est indiquée dans le champ « Chemin complet » où chaque « / » sépare une zone parente d’une zone enfant.
3.7 Déclaration de l’atelier de production
Nous allons voir comment construire notre usine dans Lina, en y déclarant toutes nos machines, nos chaînes de productions et nos ateliers pour pouvoir commencer notre gestion de production (GPAO).
On commence donc par ouvrir le Lina Entreprise et se rendre dans l’espace Référentiel comme vu dans le chapitre 1.
Figure 86 : Menu Référentiel > Production > Ligne
Cliquez sur « Référentiel » > « Production » > « Ligne ».
Si l’icône Ligne n’est pas présente dans le thème « Production » central, vous pouvez utiliser à droite le menu dynamique « > » ou en haut le « Menu complet » pour ajouter le menu « Ligne » à vos favoris.
Vous pouvez aussi saisir « Ligne » dans la zone de recherche en haut à droite.
Figure 87 : Glisser-déposer du menu Ligne
Ensuite faire un glisser-déposer du menu « Ligne » de la droite vers le centre.
A l’ouverture du menu, une page s’affiche avec un tableau vierge. Nous allons initialiser ce tableau en déclarant notre première ligne, la ligne Jambon-beurre.
Figure 88 : Création d’une ligne
Dans l’onglet « Général » , cliquer sur le bouton « Nouveau ».
Une nouvelle page s’ouvre, et on remarque qu’elle indique « Atelier ». En effet, Lina nous demande de choisir un atelier dans lequel se trouve notre ligne. Cependant, nous n’avons pas encore créé d’atelier, mais pas de panique, nous pouvons déclarer un nouvel atelier directement ici, sans devoir sortir pour repasser dans un autre menu.
C’est un principe de base de Lina, lorsque nous avons besoin de créer par exemple une ligne, et qu’elle nécessite d’être affectée à un atelier, Lina nous permet toujours de créer cet atelier directement depuis le menu sur lequel nous sommes. Cela nous évite ainsi de perdre du temps à rechercher le bon menu et à faire des allers-retours sans arrêt.
Figure 89 : Liste vide des ateliers
Sur la page « Atelier » , on clique donc sur « Nouveau » pour déclarer notre nouvel atelier, afin de pouvoir ensuite affecter notre ligne Jambon-beurre à cet atelier.
Figure 90 : Nouvel Atelier
Une nouvelle fois, Lina nous demande d’autres informations obligatoires pour pouvoir créer notre atelier :
- Le premier champ est le nom de l’atelier, que nous allons nommer « Production sandwichs ».
- Les deux champs suivants sont des sélections. Pour sélectionner un type d’atelier, nous pouvons cliquer sur le bouton à droite du champ représenté par trois points, ou faire un double-clique dans le champ (la zone bleue), ou encore cliquer une fois dans le champ pour y positionner le curseur de souris puis appuyer sur Entrée.
Figure 91 : Nouveau Type d’atelier
Une nouvelle page s’ouvre pour sélectionner le type d’atelier. Comme nous n’avons pas encore créé de type d’atelier, on clique sur Nouveau pour créer un nouveau type, que nous allons nommer « Production ». On remarque ici des champs de saisie avec un fond bleu, et d’autres avec un fond blanc.
- Les champs en bleu indiquent que le renseignement de champ est obligatoire.
- Les champs en blanc sont optionnels.
Ce code couleur est valable pour l’ensemble de la plateforme Lina.
On valide ensuite la sélection en double cliquant sur le nouveau type d’atelier ou en cliquant sur le bouton Valider la sélection en haut à gauche.
Figure 92 : Création de l’entreprise
On répète cette étape pour le champ « Entité ».
L’entité dans Lina représente une entreprise, la nôtre ou celle d’un client, d’un fournisseur, etc. Les champs obligatoires pour créer une entité sont le nom et la ville.
Déclarons alors dans Lina notre entreprise « Les sandwichs de l’Ouest » basée à Saint-Brieuc.
Figure 93 : Configurer l’entité
Ci-après, le récapitulatif de notre nouvel atelier. On peut maintenant cliquer sur Enregistrer & Fermer.
Notre atelier Production sandwichs apparaît dans la liste des ateliers. On peut maintenant valider la sélection avec ce nouvel atelier pour poursuivre la création de notre ligne.
3.8 À retenir
- Les champs en bleu indiquent que le renseignement de champ est obligatoire. En blanc ce sont des champs optionnels. En couleur saumon ce sont des champs non modifiables. Ce code couleur est valable pour l’ensemble de la plateforme Lina.
- Les champs en jaune sont des champs renseignés automatiquement par Lina, ils ne sont pas modifiables.
- Dans le tableau de données, on peut avoir un code couleur pour repérer les états d’une donnée (comme le statut anonyme ou prospect d’un client par exemple). Dans ce cas, on peut consulter la légende par un clic droit, menu contextuel « Légende », pour connaître le code couleur.